Kĩ năng tổ chức công việc

5
2. Mục đích
Khi nghiên cứutàiliệu này, sẽ giúp bạn:
 Tổ chứccôngviệc đượcgiao.
 Tổ chứcmạng lưới công việc.
 Sắpxếphồ sơ.
 Sắpxếpvị trí làm việc.
 Xác định thứ tựưu tiên công việc.
 Sắpxếpkế hoạch công việcngắnhạn…
6
II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN
1. Xác định chứcnăng, nhiệmvụ
2. Định biên nhân sự
3. Xác định bảnmôtả công việc
4. Sắpxếpcôngviệc cho NV.
7
1. Xác định chứcnăng nhiệmvụ
1.1 Xác định chứcnăng:
•Nhiều công ty nhầmlẫngiữakháinhiệmchứcnăng và
nhiệmvụ.
•Chứcnăng có thểđượchiểulànhững nhiệmvụ lớnnhất
củamộtbộ phận.
•Chứcnăng có thể hiểulànhững sảnphẩm/dịch vụ mà bộ
phậncủabạncungcấp. Khi hiểu theo khái niệmkhách
hàng nộibộ, bộ phậncủabạns
ẽ phảicungcấp các sản
phẩm…cho bộ phậntiếp theo. Sảnphẩm đólàgì? Đó
chính là chứcnăng củabạn.
8
1.2 Xác định quy trình
•Từ những chứcnăng đó, bạn đặtcâuhỏi: làm thế nào để
thựchiện được nó.
•Vídụ: bạncóchứcnăng phảituyển nhân sự cho công ty,
vậylàmthế nào để tuyểndụng: bạncócâutrả lờilàquy
trình tuyểndụng là gì?
•Mỗibước trong quy trình đó, bạnhãyđặtcâuhỏitheo
phương pháp 5W1H.
9
1.2 Xác định quy trình
PHƯƠNG PHÁP 5W1H
• Who: Ai làm việc đó.
•Where: Làmviệc đó ởđâu.
• When: Làm việc đó khi nào?
• How: Làm bằng cách nào?
• Ghi chú: bạn không cầntrả lời: what (là cái gì) và why: tại
sao?
10
1.2 Xác định quy trình
LÀM GÌ VỚI HOW?
•Bạncần chú ý kỹ hơnvớiHOW, cóthể mở rộng ý nghĩa
củanólà:
-Bằng cách nào? Với câu hỏinàybạnxâydựng các hướng
dẫn công việc hay hướng dẫnvậnhànhchomáymóc
- Đolường như thế nào? Bạnhãyxâydựng tiêu chuẩn cho
từng công việc trong quy trình.
11
2. Định biên công việc.
•Bâygiờ bạnhãylậpmột list các công việcmàbộ phậnbạn
phảithựchiện.
•Hãynhớ là liệtkêcả các công việccủaquản lý, như hoạch
định – tổ chức–lãnhđạo–kiểmtra.
•Hãyướclượng thờigianthựchiện cho từng công việc đó
trong mộtnăm
•Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việctrong
năm. Bạnsẽ biết mình cần bao nhiêu người.
12
2. Định biên công việc (tt)
• Hãy nhóm các công việc có cùng tính chấtvàomộtchức
danh công việc.
• Đảmbảorằng tổng số thờigianphùhợpvớitổng số thời
gian củamỗichức danh.
•Lưuý cộng thêm 10% thờigianchomỗichức danh. Điều
nàygiúpbạntạosức ép cho nhân viên và điềuchỉnh số
lượng công việc co giãn sau này.
13
3. Lập các bảnmôtả công việc:
•Bâygiờ thì bạnhãylậpbảnmôtả công việc cho từng chức
danh.
•Bảnmôtả công việcgồm các nội dung: thông tin về công
việc(mãsố, chức danh, bộ phận, ngườiquảnlýtrựctiếp),
mục tiêu – yêu cầucôngviệc, nhiệmvụ, quyềnhạn, các
mốiquanhệ, tiêu chuẩncôngviệc, điềukiệnlàmviệc.
•Lênsơđồtổ chứcbộ phận.
14
4. Sắpxếp công việcchoNV
• Công việccủanhânviêngồm các công việcthường xuyên
và công việc không thường xuyên.
• Công việcthường xuyên là các công việclặplại, đã được
ghi nhận trong bảnmôtả công việc. Công việcthường
xuyên phảicótínhlặplại.
• Công việc không thường xuyên do bạngiaochonhânviên
thựchiện.

Xem chi tiết: Kĩ năng tổ chức công việc