kiểm soát nội bộ tại công ty cố phần kiểm toán và định giá Việt nam

Đội ngũ nhân viên của Công ty: Công ty có một đội ngũ lãnh đạo có nhiều năm
làm việc trong các công ty Kiểm toán Quốc tế và Việt Nam. Đội ngũ nhân viên của
Công ty đợc đào tạo cơ bản có hệ thống ở cả trong nớc và nớc ngoài. Hiện nay, trong
số 51 nhân viên của Công ty có 1 Tiến sĩ, 5 Thạc sĩ, 10 Kiểm toán viên cấp Nhà nớc,
16 Kỹ s xây dựng, 22 Kiểm toán viên, 35 cử nhân tài chính kế toán. Đội ngũ nhân viên
của Công ty không chỉ có trình độ chuyên môn cao, mà còn là những nhân viên có
nhiều kinh nghiệm. Cụ thể: 24% số nhân viên của Công ty có kinh nghiệm làm việc >
15 năm, 36% số nhân viên có kinh nghiêm làm việc > 10 năm, 20 số nhân viên có kinh
nghiệm làm việc > 5 năm, 20% số nhân viên có kinh nghiệm làm việc < 5 năm.
Khách hàng của Công ty: Qua hơn 2 năm hoạt động, với chất lợng và uy tín trong
việc cung cấp các dịch vụ chuyên ngành, Công ty đã khẳng định đợc vị trí của mình
với số lợng khách hàng ngày càng nhiều. Đến nay, số lợng khách hàng thờng xuyên
của Công ty là 180, là các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần, hoạt động trên mọi
lĩnh vực kinh tế. Có thể đơn cử một số khách hàng của VAE nh:
Các doanh nghiệp Nhà nớc: Các đơn vị thành viên Tổng công ty bu chính viễn
thông Việt Nam, Tổng công ty Than Việt Nam, Tổng công ty Dệt May Việt Nam
Các doanh nghiệp 100% vốn nớc ngoài: Công ty EURO PASIA, công ty PERNG JIEH
VIETNAM, công ty DAESHIN VIETNAM .
5
Biểu đồ doanh thu - Lợi nhuận
0
500
1000
1500
2000
2500
Năm 2002 Năm 2003
Triệu đồng
Doanh thu
Lợi nhuận
Các công ty liên doanh: Công ty Liên doanh May Lan Lan, công ty Liên doanh Dệt
Hà Tây- UCRAINA, công ty Liên doanh xuất khẩu thuỷ sản Quảng Ninh
Các dự án do Chính phủ các nớc và các tổ chức quốc tế tài trợ: Dự án hỗ trợ doanh
nghiệp vừa và nhỏ SMITH STIFFTING Cộng hoà liên bang Đức, Ban quản lý
trung ơng dự án Thuỷ lợi (CPO) ADB, dự án liên minh sinh vật biển .
Các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành: Công trình thuộc Ngân hàng Công th-
ơng Việt Nam, công trình thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Ban quản lý
Dự án Giao thông đô thị Hà Nội .
Các công ty hoạt động theo Luật doanh nghiệp tại Việt Nam: Công ty Máy tính
Việt nam, công ty Thiết bị điện tử và Tin học, công ty Kiến trúc môi trờng đô thị .
1.2. Các lĩnh vực hoạt động của Công ty
Hiện nay, cùng với sự lớn mạnh không ngừng và phơng châm luôn sẵn sàng trợ
giúp khách hàng đạt đợc mục tiêu của mình, Công ty đang tiếp tục phát triển và mở
rộng các loại hình dịch vụ. Có thể nói, sự đa dạng hoá về các loại hình dịch vụ là một
trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến những thành công to lớn của Công ty trong
suốt 2 năm qua. Cụ thể các loại hình dịch vụ mà Công ty cung cấp là:
Dịch vụ kiểm toán:
Dịch vụ kiểm toán là một trong những hoạt động chủ yếu của Công ty. Qua hơn 2
năm hoạt động, dịch vụ nay đã và đang đợc hoàn thiện, phát triển cả về phạm vi và
chất lợng nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và tiến trình hội nhập
quốc tế. Các dịch vụ kiểm toán mà Công ty cung cấp rất đa dạng, bao gồm:
Một là, Kiểm toán độc lập Báo cáo tài chính
Hai là, Kiểm toán xác nhận báo cáo số lợng, tỷ lệ nội địa hoá sản phẩm
Ba là, Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu t xây dựng cơ bản hoàn thành, xác
định giá trị quyết toán của các công trình, dự án: Tập hợp, sắp xếp phân loại hồ sơ và
tài liệu, kiểm tra và đối chiếu danh mục, nội dung các văn bản pháp lý của toàn bộ
công trình, kiểm tra tính hợp pháp của các hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu t và các nhà
thầu và các đơn vị khác có liên quan, kiểm tra sự tuân thủ của Nhà nớc về trình tự, thủ
6
tục đầu t xây dựng cơ bản, kiểm tra tính pháp lý của dự án và việc tuân thủ trình tự, thủ
tục đầu t xây dựng công trình.
Bốn là, Kiểm tra giá trị quyết toán phần xây lắp từng hạng mục và toàn bộ công
trình, kiểm tra giá trị quyết toán phần vật t - thiết bị, kiểm tra giá trị quyết toán chi phí
khác nh kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chi phí đền bù tài sản, chi phí quản
lý dự án, chi phí chuyên gia, chi phí thẩm định, thẩm tra, bảo hiểm, chi phí khảo sát,
thiết kế, t vấn, giám sát công trình và các loại hình t vấn khác, chi phí lãi vay ngân
hàng, chi phí khởi công, đào tạo công nhân v.v .
Năm là, Xem xét và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, xây dựng thiết lập các quy
chế kiểm soát nội bộ: Quy chế quản lý quỹ tiền mặt và quản lý chi tiêu, quy chế quản
lý, sử dụng hoá đơn, chứng từ mua, bán hàng hoá, dịch vụ, quy chế chi hoa hồng cho
khách hàng, quy chế bán hàng và quản lý doanh thu, quy chế quản lý tài sản cố định,
quy chế quản lý công nợ, quy chế quản lý hàng tồn kho, kiểm tra quy trình thực hiện
các quy chế đã đợc thiết kế.
Các hoạt động kiểm toán Báo cáo tài chính của Công ty luôn luôn tuân theo các
chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, các hớng dẫn thực hiện chuẩn mực kế toán đã đợc
ban hành tại Việt Nam và Quy chế kiểm toán độc lập hiện hành ở Việt Nam. Các ph-
ơng pháp kiểm toán đợc Công ty thiết kế nhằm thu thập, đánh giá và đa ra thông tin
hữu ích phục vụ cho các mục đích sử dụng của khách hàng hiệu quả nhất, đồng thời
Công ty còn đa ra các đề xuất và t vấn cho khách hàng thông qua Th quản lý và Báo
cáo kiểm toán. Th quản lý của Công ty đề xuất và thông tin cho các nhà quản lý khách
hàng những ý kiến chuyên môn để cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán
cũng nh các vấn đề rủi ro mà họ đang phải đối phó.
Hoạt dộng kiểm toán xây dựng cơ bản đợc thực hiện trên cơ sở các văn bản pháp
quy của Nhà nớc, các văn bản hớng dẫn của các Bộ, ngành và địa phơng về quản lý
đầu t xây dựng cơ bản. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên cũng sẽ t
vấn cho chủ đầu t lập Báo cáo quyết toán vốn đầu t công trình xây dựng cơ bản hoàn
thành theo đúng quy định của Nhà nớc.
7
Dịch vụ hoàn thiện hệ thống kế toán:
Cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế và những đổi mới trong các hoạt động
tài chính kế toán của Nhà nớc Việt Nam, Công ty cũng rất quan tâm đến lĩnh vực dịch
vụ kế toán và luôn hớng tới việc nâng cao chất lợng dịch vụ kế toán của mình. Công ty
hiện có đội ngũ các chuyên gia kế toán với nhiều năm kinh nghiệm làm việc thực tiễn
tại các doanh nghiệp, có sự hiểu biết sâu rộng về kế toán Việt Nam cũng nh các thông
lệ kế toán quốc tế. Công ty đã cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ kế toán nh: Xây
dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán cho một số phần hành chủ yếu,
xây dựng quy trình ghi chép sổ sách, xấy dựng quy trình lập báo cáo kế toán, hớng dẫn
công tác lu trữ chứng từ kế toán. Ngoài ra, Công ty còn cung cấp dịch vụ t vấn kế toán,
t vấn tài chính cho khách hàng.
Dịch vụ t vấn về thuế và lập báo cáo quyết toán thuế cho năm tài chính
Dịch vụ t vấn về thuế và lập báo cáo quyết toán thuế cho năm tài chính của Công ty
bao gồm: T vấn cho khách hàng về lập kế hoạch nộp thuế, hớng dẫn khách hàng về kê
khai thuế, hoàn thiện chứng từ kế toán đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp làm cơ sở
quyết toán thuế, hoàn thiện hệ thống báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp báo đảm sự
khớp đúng và hợp lý về mặt số liệu giữa chứng từ và báo cáo, giữa tổng hợp và chi tiết.
Ngoài ra, Công ty còn thực hiện tập huấn và giải đáp các thắc mắc về sự thay đổi các
sắc thuế theo chế độ liên quan tới các lĩnh vực của đơn vị.
8
Dịch vụ định giá tài sản, doanh nghiệp
Môi trờng kinh doanh năng động trong những năm gần đây mở ra cho các doanh
nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội cũng nh thách thức. Xuất phát từ nhu cầu của các
nhà đầu t và kinh doanh dịch vụ, định giá giá trị doanh nghiệp, định giá giá trị tài
sản chính thức trở thành một dịch vụ chuyên nghiệp phát triển nhanh tại Việt Nam
và là một trong những lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty . Dịch vụ này ra đời
đã đáp ứng nhu cầu cho các cơ quan chức năng và các doanh nghiệp trong việc
chuyển nhợng cổ phần, vay vốn, chuyển vốn, góp vốn và đặc biệt là tiến trình cổ
phần hoá tại Việt Nam. Các dịch vụ mà Công ty cung cấp cụ thể là: Định giá tài
sản, vồn góp kinh doanh, định giá tài sản vốn cổ phần hoá doanh nghiệp, định giá
tài sản thế chấp, chuyển nhợng, thuê, mua tài sản.
Dịch vụ t vấn kinh doanh, t vấn đầu t:
Tham gia kinh doanh tại Việt Nam, các nhà đầu t và các nhà quản lý phải đối mặt
với những vấn đề thực tiễn của Việt Nam và luôn phải tìm những giải pháp hữu hiệu
nhất để vừa đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ các quy định luật pháp hiện hành của Nhà n-
ớc Việt Nam, vừa thu đợc lợi nhuận cao nhất. Công t có nhiều chuyên gia t vấn với bề
dày kinh nghiệm hoạt động thực tiễn nhiều năm và đặc biệt là kinh nghiệm trong công
tác t vấn đầu t, kinh doanh. Các dịch vụ t vấn của Công ty luôn mang đến cho khách
hàng những giải pháp tốt nhất. Cụ thể các dịch vụ này bao gồm: T vấn về chính sách
kinh tế hiện hành, t vấn về việc lựa chọn hình thức kinh doanh, t vấn quản lý sản xuất,
lập kế hoạch chiến lợc, phân tích kế hoạch kinh doanh, t vấn tìm hiểu đánh giá thị tr-
ờng, định hớng đầu t, t vấn thẩm định tổng dự toán, dự toán, t vấn lập hồ sơ mời thầu,
dự thầu
Các dịch vụ khác:
Ngoài năm dịch vụ chính trên, Công ty còn cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ
khác theo nhu cầu của khách hàng nh: Dịch vụ chuyển đổi báo cáo tài chính theo
chuẩn mực kế toán quốc tế, chuyển đổi báo cáo tài chính của các doanh nghiệp phục
vụ cho mục tiêu hợp nhất kết quả hoạt động với công ty mẹ theo chuẩn mực kế toán
9
quốc tế, soát xét các báo cáo tài chính đã đợc chuyển đổi theo thông lệ kế toán quốc tế
phục vụ cho mục tiêu hợp nhất kết quả hoạt động với công ty mẹ, dịch vụ đào tạo, giới
thiệu việc làm trong lĩnh vực kế toán, tài chính, thuế, kiểm toán, chứng khoán, bảo
hiểm, sản xuất và cung cấp phần mềm tin học .
Phần thứ hai
Đặc đIểm tổ chức quản lý
và quy trình hoạt động của Công ty
2.1. Đặc đIểm tổ chức quản lý của Công ty
Tổ chức bộ máy quản lý luôn gắn liền với mọi biến động về kinh doanh, về cung
cấp dịch vụ cho khách hàng. Do vậy, để có cái nhìn tổng thể về Công ty Cổ phần Kiểm
toán và Định giá Việt Nam, bên cạnh việc nghiên cứu quá trình hình thành và phát
triển, các lĩnh vực hoạt động thì không thể không đề cập đến mô hình tổ chức quản lý
của Công ty.
Công ty có cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, đợc phân chia thành các phòng ban có chức
năng riêng biệt. Mô hình quản lý của Công ty đợc thể hiện khái quát qua Sơ đồ 01.
Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là Đại hội đồng cổ đông.
Đại hội đồng cổ đông thờng niên của Công ty họp mỗi năm một lần, thời gian đại
hội chậm nhất 45 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính. Nội dung của đại hội là nghe
Hội đồng quản trị báo cáo kết quả kinh doanh của năm qua, thông qua phơng án phân
phối, sử dụng lợi nhuận, phân chia cổ tức và sử dụng các quỹ, xem xét, xử lý các tồn
10
tại, rủi ro về tài chính, nhân sự, xây dựng phơng án sản xuất kinh doanh, kế hoạch tổ
chức đầu t phát triển cho năm tiếp theo. Đồng thời, Đại hội cũng thông qua các quyết
định quan trọng nh: Bầu, bãi miễn các thành viên của Hội đồng quản trị và Ban kiểm
soát, biểu quyết chấp nhận tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thành lập, giải thể
các đại diện, chi nhánh của Công ty, quyết định bán những tài sản của Công ty có giá
trị lớn hơn 50% giá trị tài sản của Công ty đợc ghi trên sổ sách kế toán. Ngoài ra, chủ
tịch Hội đồng quản trị, trởng Ban kiểm soát hoặc ít nhất 2/3
11
số thành viên Hội đồng quản trị Công ty có thể triệu tập Đại hội cổ đông bất tthờng để
giải quyết các vấn đề khẩn cấp của Công ty.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty
để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty giữa 2 nhiệm
kỳ đại hội, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Cơ cấu của Hội đồng quản trị hiện nay tại Công ty gồm 3 thành viên: 1 Chủ tịch Hội
đồng quản trị và 2 thành viên. Trong năm 2004, số lợng thành viên Hội đồng quản trị
của Công ty có thể sẽ là 5 ngời. Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 2 năm. Thành viên
Hội đồng quản trị của Công ty phải là những ngời có năng lực điều hành kinh doanh và
tổ chức quản lý doanh nghiệp, có phẩm chất đạo đức, trung thực, liêm khiết, có hiểu
biết pháp luật và phải là cổ đông có sở hữu từ 300 cổ phần (300 triệu đồng) trở lên.
Ban kiểm soát Công ty là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát việc lãnh đạo mọi
hoạt động kinh doanh, quản trị, điều hành tài chính kế toán của Công ty. Hiện nay
cơ cấu Ban kiểm soát của công ty gồm 2 thành viên. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát cùng
nhiệm kỳ Hội đồng quản trị (2 năm).
Ban kiểm soát của Công ty đợc quyền yêu cầu Hội đồng quản trị, Giám đốc, trởng
các phòng ban chức năng cung cấp tài liệu và các thuyết minh liên quan đến hoạt động
kinh doanh của Công ty, đồng thời báo cáo trớc Đại hội đồng cổ đông về các sự kiện
tài chính bất thờng xảy ra trong Công ty, u khuyết điểm trong tài chính của Hội đồng
quản trị, Ban giám đốc, các phòng ban chức năng. Những thành viên của Ban kiểm
12
soát Công ty thờng xuyên giám sát các hành vi vi phạm điều lệ Công ty và định kỳ
thông báo kết quả kiểm soát cho Hội đồng quản trị. Các thành viên Ban kiểm soát
cũng có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong ghi chép sổ sách kế toán và
thẩm định các Báo cáo tài chính hàng năm của Công ty.
Hội đồng khoa học là đội ngũ Cộng tác viên, cố vấn của Công ty bao gồm các Giáo
s, Tiến sĩ, các chuyên gia trong và ngoài nớc có trình độ chuyên môn cao nhiều kinh
nghiệm trong nhiều lĩnh vực, sẵn sàng cố vấn cho các nhân viên của Công ty để hoàn
thành công việc với kết quả cao nhất.
Tổng Giám đốc kiêm chủ tịch Hội đồng quản trị là đại diện pháp nhân của Công
ty.Tổng giám đốc Công ty là ngời trực tiếp điều hành các hoạt động kinh doanh của
Công ty, do Hội đồng quản trị tuyển chọn, bổ nhiệm và bãi nhiệm. Ngoài ra, Tổng
Giám đốc còn trực tiếp phụ trách quản lý hai văn phòng đại diện của Công ty.
Các Giám đốc điều hành: Hiện nay, Công ty có 3 Giám đốc điều hành giúp việc
cho Tổng Giám đốc trong một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty. Cụ thể:
Một Giám đốc T vấn - Định giá, một Giám đốc Kiểm toán Tài Chính, một Giám
đốc - Đầu t. Các Giám đốc điều hành có nhiệm vụ chỉ đạo các phòng ban mà mình phụ
trách triển khai các kế hoạch theo đúng yêu cầu cuả Công ty, đề xuất các vấn đề bổ
sung với Tổng Giám đốc. Đồng thời nắm bắt nhu cầu thị trờng về lĩnh vực mà mình
phụ trách, từ đó có kế hoạch xây dựng các chơng trình kiểm toán thích hợp. Các Giám
đốc hoàn toàn chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ mà
Tổng Giám đốc đã phân công thực hiện.
Ban Giám đốc Công ty có quyền trực tiếp ký kết hợp đồng hoặc uỷ quyền cho
những ngời có trách nhiệm căn cứ vào vào giá trị hợp đồng và tính chất của hợp đồng.
Tổng Giám đốc Công ty là ngời có quyền quyết định cuối cùng đối với công tác lập và
luân chuyển chứng từ trong suốt quá trình hoạt động của Công ty.
Các phòng ban trong Công ty đợc phân chia về mặt quản lý hành chính, tạo điều
kiện cho công tác quản lý và phân công công việc. Cụ thể nhiệm vụ của các phòng ban
trong Công ty nh sau:
13
Phòng Kế toán Hành chính : Phòng Kế toán Hành chính của Công ty đảm
nhiệm đồng thời vai trò kế toán, hành chính tổng hợp, quản lý nhân sự cho Công ty.
Do vậy, phòng Kế toán Hành chính thực hiện các chức năng sau:
Lập kế hoạch thu, chi, bảo đảm vốn cho hoạt động kinh doanh, quản lý chặt chẽ
các nguồn vốn và bảo đảm sử dụng chúng một cách có hiệu quả, đúng mục đích.
Tiến hành hạch toán chi tiết, tổng hợp một cách chính xác, đầy đủ, xác định
chính xác kết quả hoạt động kinh doanh
Chủ động phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ đôn đốc khách hàng thanh toán,
phát hành công văn đòi nợ, đề xuất giải quyết các vấn đề vớng mắc cho Ban
Giám đốc. Đồng thời tham mu, gíp việc cho Ban Giám đốc về công tác tổ chức
cán bộ, lao động, tiền lơng, công tác hành chính của Công ty.
Thực hiện nhiệm vụ chuyển th, nhận th, fax, tổng hợp các hoạt động chung nh văn
hoá, văn nghệ của Công ty.
Các phòng nghiệp vụ: Hiện nay, Công ty có 7 phòng nghiệp vụ, bao gồm: 1 phòng
T vấn đầu t, 1 phòng Định giá doanh nghiệp tài sản, 1 phòng t vấn kế toán, tài
chính, thuế, 2 phòng Kiểm toán - Tài chính và 2 phòng Kiểm toán đầu t xây dựng. Các
phòng này đều cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo đúng chỉ tiêu mà Công ty giao
cho. Trởng các phòng ban trong Công ty có trách nhiệm tổ chức, lãnh đạo các nhân
viên dới quyền làm việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng ban mà mình lãnh
đạo.
Mỗi phòng nghiệp vụ đều có nhiệm vụ cụ thể riêng biệt nhng lại có mối quan hệ
với nhau trong việc trao đổi nhân sự, dịch vụ trợ giúp bảo đảm nguyên tắc bất kiêm
nhiệm, tránh ôm đồm, tránh lãng phí mà vẫn duy trì tính liên tục, hợp lệ của quy trình
luân chuyển chứng từ, sổ sách và sẵn sàng tham mu cho Ban Giám đốc khi cần.
Sự phân chia các phòng nh trên tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý trong
Công ty, đặc biệt, khi triển khai hoạt động kiểm toán tại một Tổng Công ty lớn, Công
ty có thể lập nhóm kiểm toán với các thành viên đợc huy động từ các phòng khác
nhau. Đây cũng là một lợi thế rất lớn cho Công ty khi thiếu nhân viên thực hiện kiểm
14

Xem chi tiết: kiểm soát nội bộ tại công ty cố phần kiểm toán và định giá Việt nam