Chuyên đề tốt nghiệp
định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan
trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao
vật tư không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn
phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
- Xây dựng sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi, tránh
nhầm lẫn trong công tác quản lý, hạch toán. Việc lập sổ danh điểm có tác dụng
lớn đến quản lý, hạch toán như đơn giản, tiết kiệm thời gian trong đối chiếu kho
với kế toán trong công tác tìm kiếm thông tin về từng loại vật liệu.
Từ đặc điểm và yêu cầu quản lý, tổ chức tốt công tác hạch toán là điều kiện
không thể thiếu được trong quản lý vật liệu. Điều này thể hiện kế toán phải phản
ánh kịp thời đầy đủ số lượng, giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất, tồn kho; kiểm tra
tình hình chấp hành định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu; kiểm kê phát hiện kịp thời
vật liệu thừa, thiếu; phân tích tình hình, hiệu quả sử dụng vật liệu.
1.1.4. Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp
và nhiệm vụ của kế toán:
Vật liệu là một trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau quá trình
sản xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm. Vật liệu
chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó vật liệu có vai trò rất quan
trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để đạt được mục tiêu cao nhất của
doanh nghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu trước mắt là giảm giá thành sản phẩm. Quản
lý vật liệu chặt chẽ là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, hạ giá thành
sản phẩm, tăng lợi nhuận. Kế toán là một công cụ của quản lý, tổ chức tốt công tác
kế toán vật liệu sẽ góp phần kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí vật liệu ở tất cả
các khâu dự trữ, sử dụng, thu hồi , ngoài ra còn đảm bảo việc cung cấp đầy đủ kịp
thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất.
Vì vậy cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp và có
làm tốt điều này mới tạo được tiền đề cho việc thực hiện các mục tiêu lợi nhuận.
Xuất phát từ những điều như trên, kế toán cần làm tốt các nhiệm vụ sau:
Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp với yêu cầu hạch toán tại đơn vị.
Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho từng vật liệu bằng các thước đo
hiện vật và tiền tệ.
Chọn phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đơn vị.
Tiến hành tập hợp và phân bổ vật liệu phù hợp với từng đối tượng chịu chi phí.
Định kỳ phải tiến hành kiểm kê từng thứ vật liệu để phát hiện các nguyên nhân
thừa thiếu, có biện pháp giải quyết kịp thời.
5
SV: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Lớp: CĐLTKT10 - K5
Chuyên đề tốt nghiệp
Tiến hành xây dựng từng danh điểm vật liệu một cách khoa học tiện cho việc
theo dõi.
Kết hợp với các phòng ban khác tổ chức công tác bảo quản, sắp xếp một cách
khoa học để hạn chế thấp nhất sự thiệt hại về vật liệu.
1.1.5. Phân loại và tính giá vật liệu:
a) Phân loại vật liệu:
Vật liệu cần được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo
cả hiện vật và giá trị. Trên cơ sở đó, xây dựng "danh điểm vật liệu" nhằm thống
nhất tên gọi, ký - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật
liệu. Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc
hạch toán và quản lý vật liệu.
Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu, mỗi tiêu thức có ý nghĩa khác nhau
đối với quản trị doanh nghiệp và kế toán.
Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu chia
thành:
- Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ
thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào).
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử
dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc
dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho
lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,
thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau ).
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản
xuất, kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt )
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như
bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn
6
SV: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Lớp: CĐLTKT10 - K5
Chuyên đề tốt nghiệp
cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu,
trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng " Sổ danh điểm vật liệu",
xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vật
liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc
biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp.
Ngoài cách phân loại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phân loại khác
như:
Phân loại theo nguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua hay tự sản xuất).
Phân loại theo quyền sở hữu.
Phân loại theo nguồn tài trợ.
Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách, phẩm chất.
Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời về
chi phí, vật liệu thường được chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên vật liệu gián
tiếp. Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp. Việc phân loại này cho phép nhà
quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh nhất.
b) Tính giá vật liệu:
Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm ở các
doanh nghiệp sản xuất. Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu được đưa vào tài sản
lưu động và thường có tỷ lệ cao trong tài sản lưu động. Do độ lớn tương đối vật
liệu nên sai sót trong việc đánh giá vật liệu có thể ảnh hưởng đến giá thành của kỳ
này và các kỳ tiếp theo. Giá trị vật liệu luôn có sự giao động, nhập xuất diễn ra
thường xuyên. Khi có nghiệp vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá về
mặt giá trị cho từng loại vật liệu.
Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo
quy định, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Nguyên tắc này được kế
toán Việt Nam thừa nhận chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS) số 2.
Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp
khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương
pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu
trừ).
Giá thực tế nhập kho:
Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người
bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí
7
SV: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Lớp: CĐLTKT10 - K5
Chuyên đề tốt nghiệp
vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc
lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi ) trừ các
khoản giảm giá hàng mua được hưởng.
Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất
chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận
chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức ).
Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:
Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp
nhận (nếu có).
Với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi
tối thiểu.
Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương
cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
Giá thực tế xuất kho:
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể
sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán,
nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:
Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu
xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức:
Giá thực tế
vật liệu xuất dùng
=
Số lượng vật liệu
xuất dùng
x
Giá đơn vị
bình quân
Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:
Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (Weight Average Cost) :
Giá đơn vị bình quân
cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- Ưu điểm:
+ Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập - xuất
trong kỳ.
+ Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số
lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.
- Nhược điểm:
Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết
toán nói chung.
8
SV: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Lớp: CĐLTKT10 - K5
Chuyên đề tốt nghiệp
Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước:
Giá đơn vị
bình quân cuối
kỳ trước
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)
Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)
- Ưu điểm:
Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
- Nhược điểm:
Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu
kỳ này.
Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá đơn vị
bình quân sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần
nhập
Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập
- Ưu điểm:
Việc tính giá chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả.
- Nhược điểm:
Việc tính toán rất phức tạp, tốn nhiều công sức, chỉ nên áp dụng với những
doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều và thực hiện
kế toán bằng máy vi tính.
Phương pháp nhập trước, xuất trước (First in, First out):
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất
trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng
xuất. Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua
trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị
vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương
pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
- Ưu điểm:
+ Gần đúng với luồng nhập - xuất vật liệu trong thực tế.
+ Phản ánh được sự biến động của giá vật liệu tương đối chính xác.
- Nhược điểm:
+ Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện
tại.
Theo phương pháp nhập trước - xuất trước, doanh thu hiện tại được tạo ra
bởi giá trị vật liệu đã được mua vào từ cách đó rất lâu.
+ Khối lượng công việc hạch toán nhiều.
9
SV: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Lớp: CĐLTKT10 - K5
Chuyên đề tốt nghiệp
Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu,
số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
Phương pháp nhập sau xuất trước ( Last in, First out):
Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước
tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước ở trên. Phương pháp nhập
sau - xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát.
- Ưu điểm:
Doanh thu hiện tại được phù hợp với những khoản chi phí hiện tại.
- Nhược điểm:
+ Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế.
+ Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật
liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao.
+ Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lưu động của doanh nghiệp được phản ánh
thấp hơn so với thực tế. Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị
nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế.
Phương pháp trực tiếp ( Specific unit cost):
Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay
từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều
chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy,
phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp
giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có
tính cách biệt. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện
bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho.
- Ưu điểm:
+ Tính giá vật liệu xuất kho chính xác.
+ Áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lượng danh điểm
nguyên vật liệu ít nhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.
- Nhược điểm:
Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hành và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.
Phương pháp giá hạch toán:
Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo
giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán
sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu xuất dùng
(hoặc tồn kho cuối kỳ)
=
Giá hạch toán vật liệu
xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ)
x
Hệ số giá
vật liệu
10
SV: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Lớp: CĐLTKT10 - K5
Chuyên đề tốt nghiệp
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ
yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Hệ số giá
vật liệu
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ
- Ưu điểm:
Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng
hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.
- Nhược điểm:
+ Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ hạch
toán, phải xây dựng được giá hạch toán khoa học.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật
liệu và có trình độ kế toán tuơng đối tốt.
Các phương pháp này có ảnh hưởng đến chi phí vật liệu và giá thành sản
phẩm. Trong một thị trường ổn định giá không đổi, việc lựa chọn phương pháp tính
giá là không quan trọng lắm. Tuy nhiên, trong một thị trường không ổn định, khi
giá lên xuống thất thường, mỗi phương pháp có thể cho một kết quả khác nhau.
Thực tế, nếu giá mua nhập vật liệu tăng lên qua các kỳ thì phương pháp nhập trước
- xuất trước cho giá thành sản phẩm thấp nhất, ngược lại phương pháp nhập sau -
xuất trước cho giá thành sản phẩm là cao nhất, giá thành sản phẩm của phương
pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nằm giữa hai phương pháp trên. Phương
pháp trực tiếp thì phụ thuộc vào vật liệu nào được xuất dùng. Phương pháp giá
hạch toán sử dụng giá hạch toán ổn định trong các kỳ kế toán.
Các doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương pháp thích hợp với đặc điểm
sản xuất của doanh nghiệp. Theo các nguyên tắc được thừa nhận (GAAP), nguyên
tắc nhất quán, liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phương pháp giống nhau
từ kỳ này sang kỳ khác bảo đảm tính chất so sánh được của số liệu. Nguyên tắc này
không có nghĩa là doanh nghiệp không bao giờ có thể thay đổi phương pháp.
Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp tính giá xuất nhưng phải có sự thông
báo công khai; ghi đúng, đủ, trung thực số liệu có thể thấy rõ ảnh hưởng của sự
thay đổi.
Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, các phương pháp nhập trước -
xuất trước, phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp trực tiếp
là những phương pháp được chấp nhận hạch toán chi phí. Phương pháp nhập sau -
xuất trước là phương pháp hạch toán thay thế cho các phương pháp hạch toán
chuẩn: nhập trước - xuất trước và phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.
11
SV: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Lớp: CĐLTKT10 - K5
Chuyên đề tốt nghiệp
Trong kế toán Việt Nam, các phương pháp này đều được chấp nhận là phương pháp
hạch toán chi phí. Như vậy, việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho ở Việt
Nam hoàn toàn tuân thủ quy định chuẩn mực Quốc tế.
1.2. HẠCH TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP:
1.2.1. Hạch toán chi tiết vật liệu:
Vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu
một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải
đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Vật liệu là một
trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổ chức, hạch toán chi tiết
không chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết
theo từng loại, nhóm, thứ và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế
toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Hạch toán chi tiết vật liệu được
hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết
và lựa chọn, vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằm
tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng.
Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban
đầu như:
- Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - (Mẫu 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - (Mẫu số 02 - BH)
- Hoá đơn cước phí vận chuyển - (Mẫu 03 - BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo quy định của
Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn
khác như:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức - (Mẫu số 04 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - (Mẫu số 05 - VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - (Mẫu số 07 -VT)
Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng một trong ba phương
pháp: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và
Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp có ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp
dụng riêng. Ở một số nước như Mỹ, việc hạch toán chi tiết rất đơn giản như một
dạng hạch toán phụ. Kế toán Mỹ chỉ dùng một sổ kho mở chi tiết cho từng vật liệu.
12
SV: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Lớp: CĐLTKT10 - K5
Chuyên đề tốt nghiệp
Sổ kho theo dõi liên tục nhập xuất tồn về số lượng, đơn giá, thành tiền và dùng để
đối chiếu với sổ cái tại mọi thời điểm.
1.2.1.1. Phương pháp thẻ song song:
Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn
kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế
toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu 06 - VT) cho
từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho.
Ở kho:
Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số
lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm
vật tư. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn
kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư.
Ở phòng kế toán:
Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương
ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo
dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận các chứng từ nhập, xuất
kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi
đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt
ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối
tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ
vào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị
của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế
toán tổng hợp.
Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ
đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.
Sơ Đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song
song
13
SV: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Lớp: CĐLTKT10 - K5
Thẻ
hoặc
sổ
chi
tiết
vật
tư
Phiếu nhập kho
Kế toán tổng
hợp
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn
kho vật tư
Thẻ kho
Chuyên đề tốt nghiệp
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của
thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu
số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn
chế chức năng của kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại
vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên
và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao.
1.2.1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến
một bước phương pháp thẻ song song.
Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống
như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư không mở
thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và
số tiền của từng thứ (danh điểm) vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một
lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong
tháng của từng thứ vật tư, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu
số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế
toán tổng hợp.
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối
chiếu luân chuyển
14
SV: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Lớp: CĐLTKT10 - K5
Phiếu xuất kho
Bảng kê nhậpPhiếu nhập kho
Kế toán tổng hợpSổ đối chiếu
luân chuyển
Thẻ kho
Bảng kê xuấtPhiếu xuất kho
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét